ICS 35.040 CCS A 24 14 山西省 地方标准 DB14/T 2715—2023 市场主体登记电子档案利用规范 2023-02-21发布 2023-05-21实施 山西省市场监督管理局 发布 DB14/T 2715 —2023 I 目次 前言 ................................ ................................ ................. II 1 范围 ................................ ................................ ................ 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ...... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ .......... 1 4 基本要求 ................................ ................................ ............ 1 5 利用范围 ................................ ................................ ............ 2 6 档案分级 ................................ ................................ ............ 2 7 利用权限 ................................ ................................ ............ 3 8 利用方式 ................................ ................................ ............ 3 9 信息安全 ................................ ................................ ............ 4 附录A（资料性）市场主体登记档案查询承诺书 ................................ ............. 5 附录B（资料性）登记表格式 ................................ ............................. 6 参考文献 ................................ ................................ .............. 8 DB14/T 2715 —2023 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由山西省市场监督管理局提出、组织实施和监督检查。 山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。 本文件由山西省商事主体登记服务标准化技术委员会归口。 本文件起草单位：北京当代档案事务咨询中心、山西省市场监督管理局企业档案数据中心。 本文件主要起草人：李同钧、薛丽芳、霍桂利、黄琳峰、刘宇琪、张雅丽、王剑锋、李翊铭、崔志 桐、刘晓彦、刘佳、马彦、连旭红 。 DB14/T 2715 —2023 1 市场主体登记电子档案利用规范 1 范围 本文件规定了市场主体登记电子档案利用基本要求、利用范围、档案分级、利用权限、利用方式和 对信息安全的要求。 本文件适用于市场主体登记电子档案的利用管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 -2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。 [来源：DA/T 58-2014，2.1] 3.2 市场主体登记电子档案 具有参考和利用价值并作为档案保存的市场主体登记电子文件。 3.3 利用 查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法。 [来源：DA/T 58-2014，5.13] 4 基本要求 4.1 市场主体登记电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。 4.2 山西省市场监督管理局企业电子档案系统和山西省市场监督管理局企业电子档案“晋企查”网上 综合查询服务平台应根据工作岗位、职责等要求为利用者设置相应的电子档案利用权限。 4.3 已完成数字化加工的市场主体登记档案和已经归档的市场主体登记电子档案均应纳入利用范围。 应遵循档案内容正确分级，确保信息安全。 DB14/T 2715 —2023 2 4.4 市场主体登记档案管理部门负责本级市场主体登记档案的利用工作，应根据实际情况各自建立档 案利用制度，确保利用工作的顺利开展。 4.5 档案利用时应进行详细的登记，将申请文件等过程性文件材料及时整理、汇总，装订成册，在档 案利用工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 5 利用范围 5.1 市场主体登记事项 包括不限于：统一社会信用代码、注册号、名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性 质或企业类型、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、核准日期。 5.2 市场主体登记文件 包括不限于：部门登记文件、章程、章程修正案、股东会决议、验资报告、住所承诺、法人资格证 明或自然人身份证明、法定代表人任职文件身份证明、名称预先核准通知书。 5.3 市场主体变更事项 包括不限于：核准设立子公司或分支机构日期、变更有关名称、住所、法定代表人、经济性质或企 业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式等事项的各种登记文件及核准变更日期。 5.4 市场主体注销 (吊销)事项 包括不限于：法院破产裁定、企业决议或决定、行政机关责令关闭的文件、清算组织及清算报告、 核准注销 (吊销)日期。 5.5 监督检查事项 包括不限于：企业被处罚记录及日期、年度检验情况、企业限期整改等日常监管材料。 5.6 企业经营情况、财务状况、开户银行及账号。 6 档案分级 6.1 内部机密 下列市场主体登记档案信息属于内部流 程，泄露后可能会造成不良后果，或影响市场主体登记注册 正常工作秩序，记载这些信息的页面应划为内部机密： —— 有市场主体登记部门审批人员签字的页面； —— 有市场主体登记部门审批领导审批意见或上级领导的批示、指示页面。 6.2 内部一般 下列信息属于商业秘密或者公开后可能导致商业秘密被泄露的， 以及属于个人隐私或者公开后可能 导致个人隐私造成不当侵害的，记载这些信息的页面应划为内部一般： —— 市场主体验资报告、资产评估报告、审计报告和清算报告、银行询征函等资金证明材料； —— 市场主体经营情况、资产负债表、损益表、股东权益对照表等财务报表； —— 涉及自然人姓名、住所、手机号及身份信息，如身份证、户口本、护照、港澳通行证等。 6.3 外部一般 DB14/T 2715 —2023 3 其它信息应划为外部一般。 7 利用权限 7.1 内部机密档案一般仅供市场主体登记管理部门查阅。纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政 机关在办理涉及市场监督管理部门案件时，报请单位分管企业注册登记工作的领导批准后，方可查阅与 案件有关的页面信息。 7.2 内部一般档案可供纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政机关工作人员、律师、市场主体自 身查阅。 7.3 外部一般档案可供纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政机关工作人员、律师、市场主体自 身、有关社会 组织查阅。 7.4 其他人员需查阅时，应通过法律程序由受理案件的人民法院依照规定查阅。 8 利用方式 8.1 查询 8.1.1 线下查询 8.1.1.1 查询流程 申请人至市场主体登记部门办事大厅或档案管理部门，递交申请材料，由工作人员通过“山西省市 场监督管理局企业电子档案系统”现场办理。 8.1.1.2 申请材料 不同的利用者申请查阅市场主体登记电子档案时，应提供下列法律证明文件： —— 纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政机关工作人员查阅时应提供注明所查市场主体名 称且加盖公章的调取证据通知书或介绍信、查阅人身份证或工作证。 —— 律师查阅时应提供律师执业证书、律师事务所开具的 与承办案件有关的证明文件、并填写市 场主体登记档案查询承诺书（