ICS 01. 140.20 A 14 GR 中华人民共和国国家标准 GB/T 15418—2009 代替GB/T15418—1994 档案分类标引规则 Guidelines for the archives classification indexing 2009-09-30发布 2010-02-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 发布 中国国家标准化管理委员会 GB/T 15418—2009 目 次 前言 II 1范围 2 术语和定义 3基本规则 4 各种类型档案分类标引规则 5 各种主题档案分类标引规则 档案分类标引工作程序 6 档案分类标引质量管理 GB/T15418—2009 前言 本标准代替GB/T15418—1994。 本标准与GB/T15418—1994相比主要变化如下： 对标准的适用范围进行了重新界定； 一对术语进行了增删； —增加了目次和前言。 本标准由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局。 本标准主要起草人：王光越、宋扬、丁德胜。 本标准所代替标准的历次版本发布情况为： GB/T15418—1994。 II GB/T15418—2009 档案分类标引规则 1范围 工作程序和质量管理 适用于编制档案分类目录、索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作。 2术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 2. 1 标引 indexing 对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。 2. 2 分类标引classified indexing 对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。 3基本规则 3.1档案分类标引以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映 的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论 述的对象，准确地给予分类标识。 3.2档案分类标引应依据《中国档案分类法》及其使用指南。 3.3档案分类标引时，要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片 面地理解类目涵义。 3.4档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的 标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的 分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。 当分类表中无恰当的类自时，可分入范围较天的类目（上位类）或与档案内容密切相关的类目。 3.6档案分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。遇 有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归人与其密切相关的类目，以及 增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。 4各种类型档案分类标引规则 4.1档案分类表的选用 表的一级类目。 4.1.2民国档案使用《民国档案分类表》进行分类标引。 4.1.3革命历史档案使用《新民主主义革命档案分类表》进行分类标引。 4.1.4中华人民共和国成立以后的档案使用《中国档案分类法》进行分类标引。 1 GB/T15418—2009 4.1.4.1国家档案馆、党政机关档案室所藏的中华人民共和国成立之后的档案使用《中国档案分类法》 进行分类标引。 4.1.4.2其他各类档案馆（室），在使用《中国档案分类法》进行分类标引时，本专业的档案可使用行业 分类表进行分类标引。 4.2档案分类标引级次 一般以文件级、案卷级为单元进行分类标引。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物的儿份文件 或几个案卷情况，也可以作为一个单元进行分类标引。 5各种主题档案分类标引规则 5.1主题的类型 主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题两种。单主题包括单元主题和复合主题（多元主 题），多主题则由几个单主题组成。 5.2单主题档案的分类标引 依这方面所属类目标引；若是从多方面对主题论述，一般只依主题所属类目作整体标引。 5.2.2文件或案卷论述的主题内容互相交叉时应依据《中国档案分类法》关于集中与分散的有关规定 进行标引。 5.2.3文件或案卷论述的主题涉及国家、地区、民族、时代等因素时，若《中国档案分类法》中注明需要 复分则应标出复分号，否则可以省略。 5.3多主题档案的标引 5.3.1文件、案卷论述的是两个以上的主题，标引时应充分考虑利用者的检索需要，参考价值大小以及 各主题间的逻辑关系，加以综合分析，再确定给予二个或几个分类号。 5.3.2文件、案卷论述的几个主题之间是并列关系，参考价值大，除对第一主题按其属性给予分类号 外，第二、第三主题也应按其属性给予分类号，以便充分揭示主题，为利用者提供更多的检索途径。 5.3.3文件、案卷论述的几个主题之间是从属关系，即上下位关系或整体与部分关系，一般依它们的上 位类目作整体标引。若较小主题具有检索价值，也可依小主题的所属类目作互见标引。 5.3.4文件、案卷论述的几个主题之间是因果或影响关系，一般依结果或受影响的主题所属类目标引。 对于互为因果的，互相影响的主题做全面标引。 必要时可以对其他主题附加相应的分类号。 6档案分类标引工作程序 6.1研读分类法 标引人员在标引工作开始时，应系统研读《中国档案分类法》的编制说明、主表、附表，了解该法的编 制目的、适用范围、分类原则、体系结构、标识符号、类目注释，辨清上位类、同位类、下位类、理论与应用 等关系，深人透彻地掌握其使用方法。 6.2档案主题分析 应充分考虑立档单位的性质、职能和任务，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面，从 而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类。 6.2.1分析题名 文件和案卷的题名，是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况 下，分析题名能直观地把握档案的主题。但有些文件、案卷的题名，由于拟写上的缺陷，不能准确地、直 接地揭示主题内容，所以不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文。 2